Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises se tournent vers une dématérialisation complète de leur système de documentation. Par conséquent, la gestion manuscrite, moins sécurisée et encombrante, devient obsolète. Pour y arriver, les entreprises choisissent de mettre en place la GED ou Gestion électronique des Documents. Comme son nom l’indique, la GED est une solution qui facilite la numérisation, la recherche, l’indexation, l’archivage ainsi que la diffusion des documents. En général, elle a comme objectif principal la dématérialisation de tous les processus métier des entreprises grâce à des outils innovants et faciles d’utilisation. Dans cet article, on va essayer de définir ce qu’est la GED, à quoi elle sert et comment elle fonctionne. Après, on va parler des avantages qu’elle apporte aux entreprises.
La GED ou Gestion Electronique des Documents : tout ce qu’il faut savoir
Dans le secteur professionnel, le numérique prend de plus en plus de place. Et les entreprises spécialisées dans le développement des logiciels en sont conscientes. Ces dernières ont mis à la disposition des sociétés qui envisagent d’innover leur méthode de gestion documentaire la solution GED ou Gestion Electronique des Documents. La GED est un outil destiné à gérer de manière efficace le cycle de vie des documents électroniques. Ce qui est intéressant avec la GED, c’est qu’elle intervient à différents stades : la création, le stockage, les étapes de partage, l’archivage, mais aussi la destruction. En somme, la GED est une technique d’informatisation de la gestion des dossiers. Et sa mise en place requiert l’installation d’un logiciel comme celui de https://ingedis-solutions.fr. Ressemblant à des applications pour smartphone, la GED a pour objectif principal de rendre virtuels les documents physiques (sur papier) des entreprises. À noter qu’il faut passer par la numérisation pour la création du contenu. Stocker, organiser et classifier les informations, telles sont les missions de la GED. Pour certains logiciels, ils arrivent aussi à sécuriser les données. Maintenant, la question est celle de savoir comment fonctionne la solution GED. On en parle dans le paragraphe qui suit.
Comment fonctionne la Gestion électronique des Documents ?
La Gestion Electronique des Documents fonctionne en 4 étapes bien distinctes : l’acquisition, le stockage, la gestion ainsi que la diffusion des documents. À noter que ces processus se servent de différentes solutions en fonction de la nature des fichiers à traiter.
L’acquisition
L’acquisition consiste à intégrer un document électronique dans le logiciel de GED. Cela peut se faire via la dématérialisation des documents sur papier ou encore grâce à la création de fichiers numériques originaux. Les entreprises ont également la possibilité d’intégrer des documents créés en interne ou des données envoyées par les collaborateurs par courrier électronique ou autre échange informatique.
Le stockage : archivage des données dans la Gestion électronique des Documents
La seconde étape de la GED est le stockage. Ici, le logiciel de GED prend en charge la gestion du stockage en ligne ainsi que l’archivage des fichiers. Et ce, en prenant en compte la nature des documents : volume, contenu, etc. À noter que les informations seront bien sécurisées tout au long de l’opération.
La gestion des documents
En ce qui concerne la gestion des documents, on peut dire que l’utilisation de la GED présente beaucoup d’avantages. Effectivement, c’est le logiciel qui se charge de classer, mais aussi d’indexer les fichiers. L’objectif étant de faciliter la recherche des documents des utilisateurs, mais également d’améliorer la productivité des employés. Selon les entreprises qui conçoivent les GED, la Gestion électronique des Documents permet de mettre en place d’autres solutions encore plus innovantes (ex : workflows automatisés…).
La diffusion des données (partage d’info)
L’utilisation des solutions de Gestion électronique des Documents permet de simplifier le partage des infos entre les employés de l’entreprise. Avec la GED, l’entreprise a également la possibilité d’envoyer directement un dossier par courrier électronique via la plateforme. Encore mieux, elle peut demander au prestataire de l’envoyer à sa place.
Les avantages de l’utilisation des solutions GED pour l’entreprise
Il faut l’avouer, la GED est un outil particulièrement avantageux. Elle joue un rôle majeur dans la gestion des données au sein d’une entreprise. Et ce, quelles que soient sa taille et la nature de ses activités. Tout d’abord, la Gestion électronique des Documents permet à l’entreprise de gagner de la place. En effet, la numérisation des documents papier permet de se débarrasser de toutes les archives qui occupent beaucoup de place. Ensuite, il faut savoir que le recours à la GED permet aussi d’économiser de l’argent. En effet, elle réduit les coûts générés par l’utilisation des papiers, de l’encre, etc. On peut également économiser du temps puisque quelques mots-clés suffisent pour trouver un dossier. Certes, cela peut paraitre invraisemblable, mais la GED permet d’améliorer la communication interne, de sécuriser les informations, d’améliorer le service client… Et c’est également un geste écologique puisque l’entreprise se tourne petit à petit vers le zéro papier.
